Cookie-Richtlinie für die Verarbeitung und den Schutz personenbezogener Daten

Diese Datenschutzrichtlinie gilt für OnRobot. Der Zweck der Richtlinie ist es, sicherzustellen und zu dokumentieren, dass OnRobot personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den Regeln für die Verarbeitung personenbezogener Daten schützt. Die Richtlinie wird auch dazu beitragen, dass OnRobot Informationen über die Verarbeitung und Verwendung der registrierten personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen kann. Die Richtlinie wird jährlich überprüft. Aufzeichnung der Verarbeitung personenbezogener Daten OnRobot verarbeitet personenbezogene Daten über:

  • Mitarbeiter
  • Kunden
  • Lieferanten
  • Bewerber

OnRobot hat eine Aufzeichnung der Verarbeitung personenbezogener Daten vorbereitet. Der Datensatz liefert einen Überblick über die Verarbeitung, für die OnRobot verantwortlich ist. Die personenbezogenen Daten müssen zur Verfügung gestellt werden, um eine Beschäftigung bei OnRobot aufzunehmen sowie um Kunden- und Lieferantenverträge abzuschließen. Zweck und Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Personenbezogene Daten werden verarbeitet und archiviert in Verbindung mit:

  • Personalmanagement, einschließlich Rekrutierung, Einstellung, Entlassung und Gehaltszahlung
  • Stammdaten für Kunden sowie Auftragseingang und Vertrieb
  • Stammdaten für Lieferanten sowie Anforderungsformulare und Einkauf
  • Verträge

Die Verarbeitung ist von der im beigefügten Datensatz angegebenen Behörde genehmigt. OnRobot verwendet die personenbezogenen Daten ausschließlich zu den genannten Zwecken. OnRobot erhebt nicht mehr personenbezogene Daten als nötig, um den Zweck zu erfüllen.  Speicherung und Löschung OnRobot hat die folgenden allgemeinen Richtlinien für die Speicherung und Löschung personenbezogener Daten festgelegt:

  • Personenbezogene Daten werden in physischen Ordnern gespeichert.
  • Personenbezogene Daten werden in IT-Systemen und auf Serverlaufwerken gespeichert.
  • Personenbezogene Daten werden nicht länger als nötig gespeichert, um den Zweck der Verarbeitung zu erfüllen.
  • Personenbezogene Daten von Mitarbeitern werden fünf Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gelöscht, und personenbezogene Daten von Bewerbern werden nach sechs Monaten gelöscht.

Datensicherheit Auf Grundlage der beigefügten Risikobewertung hat OnRobot Sicherheitsmaßnahmen implementiert, um personenbezogene Daten zu schützen:

  • Nur Mitarbeiter mit arbeitsbedingtem Bedarf für den Zugriff auf die registrierten personenbezogenen Daten haben Zugriff auf die Daten, entweder physisch oder über IT-Systeme mit Rechteverwaltung.
  • Alle Computer sind durch ein Passwort geschützt und Mitarbeiter dürfen ihre Passwörter nicht an andere weitergeben.
  • Auf Computern müssen Firewall- und Antivirus-Software installiert sein, die regelmäßig aktualisiert werden müssen.
  • Personenbezogene Daten werden bei Ersatz und Reparatur von IT-Systemen sicher gelöscht.
  • USB-Flash-Laufwerke, externe Festplatten usw., die personenbezogene Daten enthalten, müssen in einer verschlossenen Schublade oder einen Schrank aufbewahrt werden.
  • Physische Ordner werden in einem verschlossenen Büro oder in verschlossenen Schränken aufbewahrt.
  • Personenbezogene Daten in physischen Ordnern werden durch Schreddern gelöscht.
  • Alle Mitarbeiter müssen eingewiesen werden, was sie mit personenbezogenen Daten tun müssen und wie personenbezogene Daten zu schützen sind.

 

Website und Cookies

  • Die Datenschutz-Grundverordnung erlaubt die Verarbeitung personenbezogener Daten nur für den Zweck, für den sie erhoben wurden. Wenn Sie Daten für andere Zwecke als die ursprünglich festgelegten verwenden möchten, müssen Sie immer die Zustimmung der betroffenen Person haben.
  • Die Übergabe einer Visitenkarte durch einen Kunden gilt als Zustimmung. Wenn Sie seine Informationen schriftlich erfassen, benötigen Sie seine Unterschrift auf diesem Papier als formale Voraussetzung für die Zustimmung, wenn Sie seine Daten verwenden möchten. Damit erlaubt der Kunde OnRobot die Verwendung seiner Daten für andere Zwecke als Kommunikation, Ankündigung von Promotion-Aktionen, Produkt-Updates und weitere Neuigkeiten.
  • Nach dem „Cookie Act“ muss OnRobot das Einverständnis des Benutzers haben, um diese Software auf den Geräten des Benutzers zu verwenden. Im Intranet des Unternehmens oder ähnlichen geschlossenen Gruppe gelten die Regeln der Verordnung zum Schutz elektronischer Daten nicht.

Offenlegung Personenbezogene Daten über Mitarbeiter dürfen an öffentlichen Stellen wie die dänische Zoll- und Steuerverwaltung und Rentenversicherungsgesellschaften weitergegeben werden. Auftragsverarbeiter OnRobot arbeitet nur mit Auftragsverarbeitern zusammen, die in der Lage sind, die erforderlichen Garantien zu geben, dass sie geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen implementieren, um Datenschutzgesetze einzuhalten. Alle Auftragsverarbeiter müssen eine Verarbeitungsvereinbarung unterzeichnen, bevor die Verarbeitung beginnt. Rechte                                                                       OnRobot wahrt die Rechte der betroffenen Personen, einschließlich des Auskunftsrechts, des Rechts auf Widerruf der Einwilligung sowie des Rechts auf Berichtigung und Löschung und informiert die betroffenen Personen über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch OnRobot. Die betroffenen Personen sind außerdem berechtigt, sich bei der dänischen Datenschutzbehörde zu beschweren. Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten meldet OnRobot die Verletzung schnellst möglich, jedoch spätestens innerhalb von 72 Stunden der dänischen Datenschutzbehörde. Der Manager ist verantwortlich dafür, dass diese Meldung stattfindet. In der Meldung müssen die Art der Verletzung, die betroffenen Personengruppen und die möglichen Auswirkungen der Verletzung auf diese Personen sowie die Art und Weise, auf die OnRobot die Verletzung behoben hat oder zu beheben plant, enthalten sein. Wenn die Verletzung ein hohes Risiko für die Personen mit sich bringt, über die OnRobot personenbezogene Daten verarbeitet wird OnRobot auch diese Personen benachrichtigen. OnRobot wird alle Verletzungen personenbezogener Daten auf einem Laufwerk mit Zugriffskontrolle dokumentieren. Löschung von Daten Der Kunde sollte beurteilen, wann personenbezogene Daten gelöscht werden müssen, indem er sich die Frage stellt: Wann ist es nicht mehr notwendig, die personenbezogenen Daten zu speichern? OnRobot befolgt die Praxis der dänischen Datenschutzbehörde:

Anwendungen Werden nach 6 Monaten nach dem Vorstellungsgespräch gelöscht. Initiativbewerbungen werden sofort gelöscht.
Mitarbeiterdaten Werden 5 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gelöscht.
Bilder von Überwachungskameras Werden nach 30 Tagen gelöscht.
Telefongespräche Werden sofort oder nach spätestens 3 Monaten gelöscht.
Buchführungsunterlagen Müssen für 5 Jahre ab dem Ende des Geschäftsjahres aufbewahrt werden.