Política de cookies para el tratamiento y la protección de datos personales

Esta política de protección de datos se aplica a OnRobot. El propósito de la política es asegurar y documentar que OnRobot protege los datos personales de acuerdo con las normas para el tratamiento de los datos personales. Esta política también ayudará a OnRobot proporcionando información sobre su tratamiento y uso de los datos personales registrados. La política será revisada cada año. Registro del tratamiento de datos personales OnRobot procesa los datos personales de:

  • Empleados
  • Clientes
  • Proveedores
  • Candidatos

OnRobot ha preparado un registro del tratamiento de datos personales. El registro proporciona una visión general del tratamiento del que OnRobot es responsable. Los datos personales son necesarios para que OnRobot pueda formalizar contratos de empleo, clientes y proveedores. Propósito y legalidad del tratamiento Los datos personales se procesan y se archivan en relación con:

  • la gestión de recursos humanos, incluyendo el reclutamiento, la contratación, el despido y el pago de salarios
  • datos maestros de clientes, así como pedidos y ventas
  • datos maestros de proveedores, así como formularios de solicitud y compras
  • contratos

El tratamiento de datos es legal por parta de la autoridad especificada en el registro anexo. OnRobot no utiliza los datos personales para fines distintos a los estipulados. OnRobot no recopila más datos personales de los necesarios para cumplir con el propósito.  Almacenamiento y borrado OnRobot ha introducido las siguientes directrices generales para el almacenamiento y borrado de datos personales:

  • Los datos personales se almacenan en carpetas físicas.
  • Los datos personales se almacenan en los sistemas de TI y en las unidades del servidor.
  • Los datos personales no se almacenan más tiempo del necesario para cumplir con la finalidad del tratamiento.
  • Los datos personales de los empleados se borran cinco años después de que finalice la etapa laboral, y los datos personales de los candidatos se borran después de seis meses.

Seguridad de los datos Según la evaluación de riesgos adjunta, OnRobot ha implementado medidas de seguridad para proteger los datos personales:

  • Solo aquellos empleados con una necesidad laboral tienen acceso a los datos personales registrados, ya sea físicamente o de forma telemática con gestión de derechos.
  • Todos los ordenadores están protegidos por contraseña y los empleados no pueden revelar sus contraseñas a otros.
  • Los ordenadores deben tener firewall y software antivirus instalado, y deberá actualizarse regularmente.
  • Los datos personales se borran de forma segura en relación con la eliminación progresiva y la reparación de equipos informáticos.
  • Las unidades USB, discos duros externos, etc. que contienen datos personales deben almacenarse en un cajón o armario cerrado bajo llave.
  • Las carpetas físicas se colocan en una oficina cerrada o en armarios cerrados bajo llave.
  • Los datos personales incluidos en carpetas físicas se eliminan mediante trituración.
  • Todos los empleados deben ser formados sobre qué hacer con los datos personales y la forma de protegerlos.

 

Sitio web y Cookies

  • La ley de datos personales permite tratar los datos personales única y exclusivamente para los fines para los que hayan sido recopilados. Si desea utilizar los datos para otros fines, deberá contar siempre con el consentimiento expreso de la persona registrada.
  • En el caso de recibir una tarjeta de visita de un cliente, significará que cuenta con su consentimiento. En el caso de querer utilizar sus datos anotados en un papel, necesitará su firma en dicho documento para tener un requisito formal de autorización. De esta manera, el cliente autoriza a OnRobot a utilizar sus datos para fines distintos a la comunicación, el envío de promociones, actualizaciones de productos o novedades, incluyendo promociones, actualizaciones de productos y otras noticias.
  • De conformidad con la Ley de cookies, OnRobot debe tener el consentimiento del usuario para utilizar dicho software en el equipo del usuario. En la intranet o grupos cerrados similares de la empresa no se aplicarán las normas de la directiva de protección de datos electrónicos.

Divulgación Los datos personales sobre los empleados podrán ser divulgados a las autoridades públicas, tales como a la Administración de Impuestos y Aduanas de Dinamarca y a las empresas de fondos de pensiones. Procesadores OnRobot solo utiliza procesadores si son capaces de proporcionar las garantías necesarias de que van a poner en práctica las medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas para cumplir con la ley protección de datos personales. Todos los procesadores deben firmar un acuerdo antes de que se inicie el tratamiento. Derechos                                                                       OnRobot salvaguarda los derechos de los interesados, incluido el derecho de acceso, desistimiento del consentimiento, rectificación y eliminación, e informará a los titulares del tratamiento de dichos datos por parte de OnRobot. Los interesados también tienen derecho a recurrir ante la Agencia Danesa de Protección de Datos. Violación de datos personales En caso de violación de datos personales, OnRobot informará del incumplimiento a la Agencia de Protección de Datos Danesa tan pronto como sea posible y dentro de las 72 horas siguientes. El gerente será el responsable de notificarlo. El informe describirá dicha violación, los grupos de personas afectadas, el impacto que esa violación de datos puede tener sobre estas personas y cómo OnRobot ha solventado o cómo tiene la intención de solventar dicha situación. Si la infracción implica un alto riesgo para las personas sobre las que OnRobot procesa datos personales, también se notificará a estas personas. OnRobot s documentará cualquier violación de datos personales en una unidad de acceso controlado. Eliminación de datos personales El cliente debe evaluar cuándo se deben borrar los datos personales haciendo la pregunta: ¿cuándo deja de ser necesario almacenar los datos personales? OnRobot sigue la práctica de la Agencia de Protección de Datos Danesa:

Aplicaciones Se borran después de 6 meses en relación con las entrevistas de trabajo. Las aplicaciones no solicitadas se borran inmediatamente.
Datos de los empleados Se borran 5 años después de la terminación del empleo.
Vigilancia CCTV Se borra después de 30 días.
Conversaciones telefónicas Se borran inmediatamente o después de un máximo de 3 meses.
Registros contables Deben almacenarse durante 5 años desde el final del ejercicio fiscal.