クッキー個人データの処理および保護に関するポリシー

このデータ保護ポリシーはOnRobotに適用されます。このポリシーの目的は、OnRobotが個人データの処理ルールに従って個人データを保護することを保証し、文書化することです。この方針は、登録された個人データの処理および使用に関する情報を提供するOnRobotにも貢献します。ポリシーは、毎年見直されます。個人データの処理の記録
OnRobotは、以下に関する個人データを処理します。

  • 従業員
  • お客様
  • サプライヤー
  • 応募者

OnRobotは個人データの処理の記録を作成しました。この記録には、OnRobotが責任を負う処理の概要が記載されています。OnRobotが雇用契約、顧客およびサプライヤー契約を締結するためには、個人データが必ず提供される必要があります。処理の目的と適法性
個人データは、以下に関連して処理され保管されます:

  • 募集、雇用、解雇、給与支払いなどの人事管理
  • 顧客のマスター・データ、注文および販売のマスター・データ
  • サプライヤーおよび購買申請フォームと購入のマスタ―・データ
  • 契約

添付の記録で指定された権限により、処理は合法です。OnRobotは、記載されている以外の目的で個人データを使用しません。OnRobot目的を達成するために必要な目的以外で個人データを収集しません。 
保存と消去
OnRobotは、個人データの保存と消去に関する以下の全体的なガイドラインを導入しました。

  • 個人データは、物理的なフォルダに保存されます。
  • 個人データは、ITシステムで、サーバーのドライブに保存されています。
  • 個人データが、処理の目的を達成するために必要な期間より長く保存されることはありません。
  • 従業員の個人データは、雇用終了の5年後に消去され、応募者の個人データは6カ月後に消去されます。

データ・セキュリティ
添付のリスク評価に基づいて、OnRobotは個人データを保護するためのセキュリティ対策を取っています。

  • 登録された個人データにアクセスする必要のある職場の従業員のみが、物理的または権利管理のあるITシステムを通じてデータにアクセスできます。
  • すべてのコンピュータはパスワードで保護されており、従業員は自分のパスワードを他人に知らせることはできません。
  • コンピュータにはファイアウォールとウイルス対策ソフトウェアが必ずインストールされていなければならならず、定期的に更新しなければなりません。
  • 個人データは、IT機器の段階的廃止および修理に伴って安全に消去されます。
  • 個人データを含むUSBフラッシュ・ドライブ、外部ハード・ディスクなどは、施錠された引き出しまたは棚に保管されなくてはなりません。
  • 物理的なフォルダは、施錠された事務所または施錠された棚に保管されます。
  • 物理的なフォルダ内の個人データは、細断処理によって消去されます。
  • すべての従業員は、個人情報の取り扱いと個人データの保護方法の指導を受けなくてはなりません。

 

ウェブサイトおよびクッキー

  • 個人データ規制では、収集された目的のためにのみ個人データを法的に扱うことができます。本来の目的以外でデータを使用する場合は、登録者の同意が必要です。
  • お客様から名刺を受け取ることで、お客様の同意を得たとみなされます。お客様の情報を書く場合、その情報を使用するためには当該書類にお客様の正式な同意となる署名が必要です。その後でお客様は、OnRobotが今後のプロモーション、製品のアップデート、その他のニュースを含む、コミュニケーション、今後のプロモーション、製品アップデート、またはその他のニュース以外の目的で自分のデータを使用することを許可するものとします。
  • クッキー条例により、OnRobotはユーザーの機器でこのソフトウェアを使用するためには、ユーザーの同意を得なければなりません。会社のイントラネットまたは同様の限定グループでは、Eデータ保護指令の規則は適用されません。

開示
従業員に関する個人データは、デンマーク税関、税務局、年金会社などの公的機関に開示することができます。処理業者
OnRobotは、個人データの法律を遵守するために、処理業者については技術的および組織的に適切なセキュリティ対策を実施でき、必要とされる保証を提供できる場合にのみ使用します。すべての処理業者は処理を開始する前に処理契約書に署名する必要があります。権利                                                                      
OnRobotは、アクセス権、同意の取り消し、修正および削除を含むデータ対象者の権利を保護し、OnRobotの個人データの処理についてデータ対象者に通知します。データ対象者はまた、デンマークのデータ保護局に上訴する権利があります。個人データの侵害
個人データの侵害が生じた場合、OnRobotは、できるだけ早く、72時間以内に、そのデータをデンマーク・データ保護局に報告します。管理者はこの報告を行う責任を有します。報告書は、侵害について、影響を受けた人々のグループ、違反がこれらの人に及ぼす影響について、また、どのようにOnRobotが違反を是正したか、または改善しようとしているかを概説するものとします。OnRobotが処理する個人データ対象者へのリスクが高い場合、OnRobotはこれらの人々物にも通知します。OnRobotは、あらゆる個人データ侵害を、アクセス制御されたドライブ上に記録します。データの消去
お客様は、以下の質問をすることにより、いつ個人データを消去する必要があるかを評価する必要があります。個人データを保存する必要がなくなったのはいつですか?OnRobotはデンマークのデータ保護局の実務に従います:

用途 求人面接関連の6カ月後に消去されます。任意の応募は即時に消去されます。
従業員データ 雇用終了の5年後に消去されます。
CCTV監視カメラ 30日後に消去されます。
電話での会話 直後に、または最大3カ月後に消去されます。
会計記録 会計年度末から5年間保存しなければなりません。