pliki ciasteczekPolityka przetwarzania i ochrony danych osobowych

Niniejsza polityka ochrony danych osobowych dotyczy OnRobot. Celem polisy jest zapewnienie i udokumentowanie, że OnRobot chroni dane osobowe zgodnie z zasadami przetwarzania danych osobowych. Niniejsza polityka przyczyni się również do informowania OnRobot o przetwarzaniu i wykorzystywaniu zarejestrowanych danych osobowych. Niniejsza polityka będzie poddawana corocznemu przeglądowi. Zapis o przetwarzaniu danych osobowych OnRobot przetwarza dane osobowe:

  • Pracownicy
  • Klienci
  • Dostawcy
  • Kandydaci

Firma OnRobot przygotowała protokół przetwarzania danych osobowych. Protokół zawiera informacje na temat przetwarzania danych, za które odpowiada OnRobot. Dane osobowe muszą zostać udostępnione, aby firma OnRobot mogła zawierać umowy o pracę, umowy z klientami i dostawcami. Cel i zgodność z prawem przetwarzania danych Dane osobowe są przetwarzane i archiwizowane w związku z:

  • zarządzania zasobami ludzkimi, w tym rekrutacji, zatrudniania, zwalniania i wypłacania wynagrodzeń
  • Dane ogólne dotyczące klientów, jak również zamówień i sprzedaży
  • Dane szczegółowe dotyczące dostawców oraz formularze zamówień i zakupów
  • Kontrakty

Przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem przez organ określony w załączonym protokole. OnRobot nie wykorzystuje danych osobowych do celów innych niż wymienione. OnRobot nie gromadzi większej ilości danych osobowych, niż jest to konieczne do osiągnięcia tego celu.  Przechowywanie i usuwanie Firma OnRobot wdrożyła następujące ogólne wytyczne dotyczące przechowywania i usuwania danych osobowych:

  • Dane osobowe przechowywane są w folderach fizycznych.
  • Dane osobowe przechowywane są w systemach informatycznych i na dyskach serwerowych.
  • Dane osobowe nie są przechowywane przez okres dłuższy niż jest to konieczne do osiągnięcia celu przetwarzania.
  • Dane osobowe pracowników są usuwane pięć lat po ustaniu stosunku pracy, a dane osobowe osób ubiegających się o pracę są usuwane po sześciu miesiącach.

Bezpieczeństwo danych W oparciu o załączoną ocenę ryzyka firma OnRobot wdrożyła środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych:

  • Tylko pracownicy, którzy muszą mieć dostęp do zarejestrowanych danych osobowych w związku z wykonywaną pracą, mają dostęp do tych danych, zarówno fizycznie, jak i za pośrednictwem systemów informatycznych z zarządzaniem prawami.
  • Wszystkie komputery są chronione hasłem i pracownicy nie mogą ujawniać swoich haseł innym osobom.
  • Komputery muszą być wyposażone w zaporę sieciową i oprogramowanie antywirusowe, które należy regularnie aktualizować.
  • Dane osobowe są bezpiecznie usuwane w związku z wycofywaniem i naprawą sprzętu informatycznego.
  • Pamięci flash USB, zewnętrzne dyski twarde itp. zawierające dane osobowe muszą być przechowywane w zamkniętej szufladzie lub szafie.
  • Fizyczne foldery są umieszczane w zamkniętym biurze lub w zamkniętych szafach.
  • Dane osobowe w folderach fizycznych są rozdrabniane w niszczarce.
  • Wszyscy pracownicy muszą być poinstruowani o zasadach postępowania z danymi osobowymi i sposobach ich ochrony.

 

Strona internetowa i pliki cookie

  • Rozporządzenie w sprawie danych osobowych zezwala na przetwarzanie danych osobowych jedynie w sposób zgodny z prawem, w celu, w jakim zostały zgromadzone. Jeśli chcesz wykorzystać dane do celów innych niż zamierzone, zawsze musisz uzyskać zgodę rejestrującego.
  • Po otrzymaniu wizytówki od klienta masz jego zgodę. Jeśli zapisujesz jego dane, potrzebujesz jego podpisu na tym dokumencie, aby formalnie uzyskać zgodę na ich wykorzystanie. Wówczas klient zezwala firmie OnRobot na wykorzystanie jego danych do celów innych niż komunikacja, nadchodzące promocje, aktualizacje produktów lub inne wiadomości, w tym nadchodzące promocje, aktualizacje produktów i inne wiadomości.
  • Zgodnie z ustawą o plikach cookie, firma OnRobot musi uzyskać zgodę użytkownika na korzystanie z niniejszego oprogramowania na sprzęcie użytkownika. W firmowej sieci intranet lub podobnej grupie zamkniętej nie obowiązują przepisy dyrektywy o ochronie danych elektronicznych.

Ujawnienie Dane osobowe pracowników mogą zostać ujawnione organom publicznym, takim jak duńska administracja celna i podatkowa oraz fundusze emerytalne. Przetwarzający dane osobowe Firma OnRobot korzysta z usług podmiotów przetwarzających dane osobowe tylko wtedy, gdy jest w stanie zagwarantować, że dany podmiot wdroży odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu zapewnienia zgodności z prawem w zakresie danych osobowych. Wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe muszą podpisać umowę o przetwarzaniu danych osobowych przed rozpoczęciem ich przetwarzania. Prawa                                                                       Firma OnRobot chroni prawa osób, których dane dotyczą, w tym prawo do dostępu, wycofania zgody, sprostowania i usunięcia danych oraz poinformuje osoby, których dane dotyczą, o ich przetwarzaniu przez OnRobot. Osoby, których dane dotyczą, mają również prawo odwołania się do duńskiej agencji ochrony danych. Naruszenie ochrony danych osobowych W przypadku naruszenia danych osobowych firma OnRobot poinformuje o naruszeniu duńską agencję ochrony danych najszybciej jak to możliwe i w ciągu 72 godzin. Odpowiedzialność zgłaszania takich przypadków spoczywa na menedżerze. Raport ten będzie zawierał informacje o naruszeniu, grupach osób, których ono dotyczy oraz wpływie, jaki może ono mieć na te osoby, a także o tym, w jaki sposób firma OnRobot naprawiła lub zamierza naprawić naruszenie. Jeśli naruszenie wiąże się z dużym ryzykiem dla osób, których dane osobowe są przetwarzane przez OnRobot, OnRobot poinformuje o tym również te osoby. Firma OnRobot będzie dokumentować wszelkie naruszenia danych osobowych na dysku z kontrolą dostępu. Usuwanie danych Klient powinien ocenić, kiedy dane osobowe muszą zostać usunięte, pytając: Kiedy nie jest już konieczne przechowywanie danych osobowych? Firma OnRobot przestrzega praktyki duńskiej agencji ochrony danych:

Zastosowania Podania o pracę są usuwane w związku z rozmowami kwalifikacyjnymi po 6 miesiącach. Nieproszone podania o pracę są usuwane natychmiast.
Dane pracownika Kasuje się 5 lat po ustaniu zatrudnienia.
Monitoring CCTV Jest usuwany po upływie 30 dni.
Rozmowy telefoniczne Są usuwane natychmiast lub po upływie do 3 miesięcy.
Zapisy księgowe Muszą być przechowywane przez okres 5 lat od końca roku obrotowego.