cookie Zásady pro zpracovávání a ochranu osobních údajů

Tyto zásady ochrany údajů se vztahují na společnost OnRobot. Cílem těchto zásad je zajistit a zdokumentovat, že společnost OnRobot chrání osobní údaje v souladu s pravidly pro zpracovávání osobních údajů. Tyto zásady rovněž poskytují informace ze strany společnosti OnRobot o zpracovávání a používání registrovaných osobních údajů. Tyto zásady budou posuzovány každý rok. Záznam o zpracování osobních údajů Společnost OnRobot zpracovává osobní údaje o:

  • Zaměstnancích
  • Zákaznících
  • Dodavatelích
  • Uchazečích

Společnost OnRobot připravila záznam o zpracování osobních údajů. Záznam poskytuje přehled o zpracování, za které je společnost OnRobot zodpovědná. Osobní údaje musí být poskytnuty, aby společnost OnRobot mohla uzavírat pracovní smlouvy, smlouvy se zákazníky a dodavateli. Účel a zákonnost zpracování osobních údajů Osobní údaj se zpracovávají a archivují v souvislosti s:

  • Řízením lidských zdrojů, včetně náboru, najímání, propouštění a vyplácení mzdy
  • Kmenovými údaji, které se týkají zákazníků, stejně jako objednávek a prodeje
  • Kmenovými údaji, které se týkají dodavatelů, formulářů žádostí a nákupů
  • Smlouvy

Zpracování je zákonné na základě oprávnění uvedeného v přiloženém záznamu. Společnost OnRobot nevyužívá osobní údaje pro jiné účely, než které jsou uvedené. OnRobot neshromažďuje více osobních údajů, než je nutné pro splnění účelu.  Uchovávání a vymazávání Společnost OnRobot zavedla následující obecné pokyny pro uchovávání a vymazávání osobních údajů:

  • Osobní údaje se ukládají do fyzických složek.
  • Osobní údaje se ukládají do IT systémů a na discích serveru.
  • Osobní údaje se neukládají na dobu delší, než jaká je nutná pro splnění účelu zpracování.
  • Osobní údaje zaměstnanců budou vymazány pět let poté, co zaměstnanecký poměr skončil. Osobní údaje o uchazečích jsou vymazány po šesti měsících.

Bezpečnost údajů Na základě přiloženého posouzení rizik zavedla společnost OnRobot bezpečnostní opatření pro ochranu osobních údajů:

  • K registrovaným osobním údajům mají přístup (fyzicky nebo prostřednictvím IT systémů s řízením práv) pouze zaměstnanci, kteří to potřebují pro výkon své práce.
  • Všechny počítače jsou chráněny heslem a zaměstnanci nesmí svá hesla sdílet s ostatními.
  • Počítače musí mít firewall a nainstalovaný antivirový software, který se musí pravidelně aktualizovat.
  • Při vyřazování a opravách výpočetní techniky jsou osobní údaje bezpečně vymazány.
  • USB flash disky, externí pevné disky atd. obsahující osobní údaje musí být uchovávány v uzamčené zásuvce nebo skříni.
  • Fyzické složky jsou umístěny v zamčené kanceláři nebo v uzamčených skříňkách.
  • Osobní údaje ve fyzických složkách jsou vymazány skartováním.
  • Všichni zaměstnanci musí být poučeni o tom, jak nakládat s osobními údaji a s postupy při ochraně osobních údajů.

 

Webové stránky a soubory cookies

  • Nařízení o ochraně osobních údajů vám umožňuje nakládat s osobními údaji pouze pro účel, pro který byly získány. Chcete-li používat údaje k jiným účelům než k původnímu účelu, musíte mít vždy souhlas žadatele o registraci.
  • Po obdržení vizitky od zákazníka máte jeho souhlas. Pokud si zapíšete jeho údaje, potřebujete jeho podpis na daném dokumentu, abyste měli formální souhlas, pokud chcete jeho údaje používat. Zákazník tím povoluje společnosti OnRobot používat jeho údaje pro jiné účely než ke komunikaci, pro připravované propagační akce, aktualizaci produktů nebo další zprávy, včetně připravovaných akcích, aktualizace a další novinek.
  • Podle zákona o souborech cookie musí mít společnost OnRobot souhlas uživatele k používání tohoto softwaru na zařízení uživatele. Na intranetu společnosti nebo v podobné uzavřené skupině neplatí pravidla směrnice o ochraně elektronických údajů.

Zveřejnění Osobní údaje zaměstnanců mohou být poskytnuty veřejné správě, jako je dánská celní a daňová správa a penzijní společnosti. Zpracovatelé Společnost OnRobot využívá zpracovatele pouze v případě, že jsou schopni poskytnout požadované záruky, že implementují příslušná technická a organizační bezpečnostní opatření, která jsou v souladu se zákony o ochraně osobních údajů. Všichni zpracovatelé musí před zahájením zpracovávání podepsat smlouvu o zpracovávání. Práva                                                                     Společnost OnRobot chrání práva subjektů údajů, včetně práva na přístup, odvolání souhlasu, opravu a výmaz a bude informovat subjekty údajů o zpracování osobních údajů společností OnRobot. Subjekty údajů mají také právo odvolat se k dánskému úřadu pro ochranu osobních údajů. Porušení ochrany osobních údajů V případě narušení bezpečnosti osobních údajů oznámí OnRobot tuto záležitost dánskému úřadu pro ochranu osobních údajů co nejdříve, nejpozději však do 72 hodin. Za zajištění tohoto oznámení odpovídá manažer. Zpráva bude obsahovat porušení, skupiny dotčených osob a dopad, jaký může mít porušení na tyto osoby a jak společnost OnRobot zajistí nápravu. V případě, že k porušení představuje vysoké riziko pro osoby, o nichž OnRobot zpracovává osobní údaje, informuje společnost OnRobot rovněž tyto osoby. OnRobot zdokumentuje jakékoliv narušení bezpečnosti osobních údajů na jednotce s řízeným přístupem. Vymazání údajů Zákazník by měl posoudit, kdy je třeba osobní údaje vymazat položením otázky: Kdy již není nutné uchovávat osobní údaje? OnRobot postupuje podle praxe dánské agentury pro ochranu osobních údajů:

Aplikace Jsou vymazány po 6 měsících v souvislosti s pohovory. Nevyžádané žádosti o zaměstnání jsou vymazány okamžitě.
Údaje o zaměstnancích Jsou vymazány 5 let po skončení pracovního poměru.
Kamerový systém CCTV Je vymazán po 30 dnech.
Telefonní hovory Jsou vymazány ihned nebo nejpozději po 3 měsících.
Účetní záznamy Musí být uchovávány po dobu 5 let od konce účetního období.