Política de privacidad

Política de privacidad sobre el tratamiento y la protección de datos personales

Esta política de protección de datos se aplica a OnRobot.

El propósito de la política es garantizar y documentar que OnRobot protege los datos personales de acuerdo con las normas establecidas para el tratamiento de datos personales. Esta política también ayuda a OnRobot a aportar información sobre el tratamiento y el uso dispensado a los datos personales registrados.

La política se revisa con carácter anual.

Registro del tratamiento de datos personales

OnRobot procesa los datos personales de:

  • Empleados

  • Clientes

  • Proveedores

  • Candidatos

OnRobot ha preparado un registro del tratamiento de datos personales. El registro ofrece una visión general del tratamiento del que OnRobot es responsable.

Los datos personales son necesarios para que OnRobot pueda formalizar contratos laborales, así como con sus clientes y proveedores.

Objeto y legalidad del tratamiento

Los datos personales se tratan y se archivan en relación con los siguientes aspectos:

  • La gestión de recursos humanos, lo que incluye los procesos de selección, contratación, despido y pago de salarios.

  • Datos maestros de clientes, así como de pedidos y ventas.

  • Datos maestros de proveedores, así como de formularios de solicitud y compras.

  • Contratos

El tratamiento de datos es legal conforme a la autoridad especificada en el registro anexo.

OnRobot no utiliza los datos personales para fines distintos a los estipulados. OnRobot no recopila más datos personales de los necesarios para cumplir con el objeto de su recogida. Â 

Almacenamiento y eliminación

OnRobot ha introducido las siguientes directrices generales para el almacenamiento y eliminación de datos personales:

  • Los datos personales se almacenan en carpetas físicas.

  • Los datos personales se almacenan en sistemas de TI y en las unidades del servidor.

  • Los datos personales no se almacenan más tiempo del estrictamente necesario para cumplir con la finalidad del tratamiento.

  • Los datos personales de los empleados se borran cinco años después de que finalice su etapa laboral, y los datos personales de los candidatos se borran después de seis meses.

Seguridad de los datos

De acuerdo con la evaluación de riesgos adjunta, OnRobot ha implementado medidas de seguridad para la protección de datos personales:

  • Solo aquellos empleados que lo necesiten por motivos laborales tienen acceso a los datos personales registrados, ya sea físicamente o de forma telemática con un sistema de gestión de derechos.

  • Todos los ordenadores están protegidos con contraseña y el personal no puede revelar sus contraseñas a otras personas.

  • Los ordenadores deben tener un firewall y un antivirus instalados que deberán actualizarse regularmente.

  • Los datos personales se borran de forma segura en relación con la eliminación progresiva y la reparación de equipos informáticos.

  • Las unidades USB, los discos duros externos, etc. que contienen datos personales deben almacenarse en un cajón o armario cerrado bajo llave.

  • Las carpetas físicas se colocan en una oficina cerrada o en armarios cerrados bajo llave.

  • Los datos personales incluidos en carpetas físicas se eliminan mediante trituración.

  • Todos los empleados deben recibir formación sobre qué hacer con los datos personales y la forma de protegerlos.

Sitio web y cookies

  • La Ley de Protección de Datos Personales solo permite tratar los datos personales para los fines que hayan originado su recogida. Si desea utilizar los datos para otros fines, deberá contar siempre con el consentimiento expreso de la persona registrada.

  • La entrega de una tarjeta de visita por parte de un cliente conllevará su consentimiento implícito. En el caso de querer utilizar sus datos anotados en un papel, necesitará su firma en dicho documento para contar con una autorización formal. De esta manera, el cliente autorizará a OnRobot a utilizar sus datos para fines distintos a la comunicación, el envío de promociones, actualizaciones de productos o novedades, lo que incluye promociones, actualizaciones de productos y otras noticias.

  • De conformidad con la Ley de cookies, OnRobot debe contar con el consentimiento del usuario para utilizar dicho software en el equipo del usuario. En la intranet o en grupos cerrados de la empresa similares no se aplicarán las normas establecidas por la Directiva de protección de datos electrónicos.

Divulgación

Los datos personales relacionados con el personal podrán ser comunicados a autoridades públicas como a la Administración de Impuestos y Aduanas de Dinamarca, así como a compañías de fondos de pensiones.

Responsables del tratamiento

OnRobot solo externaliza a los responsables del tratamiento si estos demuestran tener la capacidad de ofrecer las garantías necesarias para la aplicación de las medidas de seguridad técnicas y organizativas idóneas para cumplir con la Ley de Protección de Datos Personales. Todos los responsables del tratamiento deben firmar un acuerdo antes de que se inicie dicho tratamiento.

Derechos

OnRobot garantiza los derechos de los interesados, incluidos los derechos de acceso, desistimiento del consentimiento, rectificación y eliminación, e informará a los titulares del tratamiento de dichos datos por parte de OnRobot. Los interesados también tienen derecho a recurrir ante la Agencia Danesa de Protección de Datos.

Infracción de la seguridad de los datos personales

En caso de que se produzca una infracción de la seguridad de los datos personales, OnRobot informará de dicha infracción a la Agencia de Protección de Datos Danesa a la mayor brevedad en un plazo de 72 horas. La responsabilidad de dicha notificación recaerá sobre el gerente. En el informe se describirán los pormenores de la infracción, los grupos de personas afectadas, el impacto que la infracción de la seguridad de dichos datos pueda tener sobre estas personas y cómo ha solventado, o tiene la intención de solventar, OnRobot dicha situación. Si la infracción conlleva un riesgo elevado para las personas cuyos datos personales trata OnRobot, también se informará de la situación a las personas afectadas. OnRobot documentará toda infracción de la seguridad de los datos personales en una unidad de acceso controlado.

Eliminación de datos personales

El cliente deberá evaluar el momento adecuado para la eliminación de los datos personales mediante la siguiente pregunta:

«¿Cuándo deja de ser necesario conservar los datos personales?».

OnRobot sigue la práctica recomendada por la Agencia de Protección de Datos Danesa:

Aplicaciones Las relacionadas con las entrevistas de trabajo se borran después de seis (6) meses. Las no solicitadas se borran inmediatamente.
Datos de los empleados Se borran cinco (5) años después de la rescisión del empleo.
Datos del circuito cerrado de vigilancia Se borran después de treinta (30) días.
Conversaciones telefónicas Se borran inmediatamente o después de un máximo de tres (3) meses.
Registros contables Deben almacenarse durante cinco (5) años desde el final del ejercicio fiscal.