Politica de confidențialitate

Politica de confidențialitate pentru prelucrarea și protejarea datelor cu caracter personal

Această politică de protejarea a datelor personale se aplică companiei OnRobot.

Scopul politicii este de a asigura și de a documenta faptul că OnRobot protejează datele cu caracter personal în conformitate cu regulile de prelucrare a datelor cu caracter personal. Politica va contribui, de asemenea, la furnizarea de informații de către OnRobot cu privire la prelucrarea și utilizarea datelor cu caracter personal înregistrate.

Politica va fi revizuită în fiecare an.

Evidența prelucrării datelor cu caracter personal

OnRobot prelucrează date personale despre:

  • Angajați

  • Clienți

  • Furnizori

  • Candidați

OnRobot a pregătit o evidență a prelucrării datelor cu caracter personal. Evidența oferă o imagine de ansamblu asupra prelucrării de care OnRobot se face responsabilă.

Datele cu caracter personal trebuie să fie furnizate pentru ca OnRobot să poată încheia contracte de angajare, cu clienții și furnizorii.

Scopul și legalitatea prelucrării

Datele personale sunt prelucrate și arhivate în legătură cu:

  • Gestionarea resurselor umane, inclusiv recrutarea, angajarea, concedierea și plata salariului

  • Datele principale ale clienților, precum și comenzile și vânzările

  • Datele principale ale furnizorilor, precum și formularele de cerere și achizițiile

  • Contracte

Prelucrarea este legală de către autoritatea menționată în fișa anexată.

OnRobot nu utilizează datele cu caracter personal în alte scopuri decât cele menționate. OnRobot nu colectează mai multe date cu caracter personal decât este necesar pentru a îndeplini acest scop. Â 

Depozitare și ștergere

OnRobot a stabilit următoarele îndrumări generale pentru stocarea și ștergerea datelor cu caracter personal:

  • Datele cu caracter personal sunt stocate în dosare fizice.

  • Datele cu caracter personal sunt stocate în sisteme IT și pe unitățile server.

  • Datele cu caracter personal nu sunt stocate mai mult decât este necesar pentru a îndeplini scopul prelucrării.

  • Datele cu caracter personal privind angajații sunt șterse la cinci ani de la terminarea contractului de muncă, iar datele cu caracter personal ale candidaților sunt șterse după șase luni.

Securitatea datelor

Pe baza evaluării riscurilor din atașament, OnRobot a implementat măsuri de securitate pentru protecția datelor cu caracter personal:

  • Au acces la datele cu caracter personal numai angajații care au nevoie de acest acces în interes de serviciu, fie fizic, fie prin intermediul sistemelor informatice cu gestionarea drepturilor.

  • Toate computerele sunt protejate prin parolă, iar angajații nu își pot dezvălui parolele unii altora.

  • Computerele trebuie să aibă instalate programe de protecție firewall și antivirus, care trebuie actualizate periodic.

  • Datele cu caracter personal sunt șterse în siguranță în legătură cu eliminarea treptată și repararea echipamentelor informatice.

  • Unitățile USB, hard disk-urile externe etc. care conțin date cu caracter personal trebuie să fie stocate într-un sertar sau un dulap încuiat.

  • Dosarele fizice sunt păstrate într-un birou încuiat sau în dulapuri încuiate.

  • Datele cu caracter personal din dosarele fizice sunt șterse prin distrugerea dosarelor.

  • Toți angajații trebuie instruiți în ceea ce privește datele cu caracter personal și modul de protejare a acestora.

Website și Cookie

  • Regulamentul Datelor cu Caracter Personal vă permite prelucrarea datelor cu caracter personal numai în mod legal pentru scopul în care au fost colectate. Dacă doriți să utilizați datele în alte scopuri decât cele originale, trebuie să aveți întotdeauna acordul solicitantului înregistrării.

  • La primirea unei cărți de vizită de la un client, aveți consimțământul acestuia. Dacă scrieți informațiile sale, aveți nevoie de semnătura sa pe documentul respectiv pentru a avea o cerință formală de consimțământ dacă doriți să utilizați informațiile sale. Apoi, clientul permite OnRobot să utilizeze datele sale în alte scopuri decât comunicarea, promoțiile viitoare, actualizările de produse sau alte noutăți, inclusiv promoțiile viitoare, actualizări ale produselor și alte noutăți.

  • Conform Legii referitoare la modulele Cookie, OnRobot trebuie să aibă consimțământul utilizatorului pentru a utiliza acest software pe echipamentul utilizatorului. Pe intranetul companiei sau un grup similar închis nu se aplică regulile din directiva privind protecția datelor electronice.

Divulgare

Datele personale despre angajați pot fi divulgate autorităților publice, cum ar fi Administrația Vamală și Fiscală daneză și fondurilor de pensii.

Operatori

OnRobot utilizează operatori numai dacă aceștia sunt în măsură să furnizeze garanțiile necesare că vor implementa măsuri de securitate tehnice și organizatorice adecvate pentru a respecta legea cu privire la datele cu caracter personal. Toți operatorii trebuie să semneze un acord de operator înainte de începerea prelucrării datelor.

Drepturi

OnRobot garantează drepturile persoanelor vizate de aceste date, inclusiv dreptul la acces, retragerea consimțământului, rectificare și ștergere și va informa persoanele vizate asupra prelucrării datelor cu caracter personal de către OnRobot. Persoanele vizate sunt, de asemenea, îndreptățite să apeleze la Agenția daneză pentru protecția datelor.

Încălcarea datelor cu caracter personal

În cazul încălcării datelor cu caracter personal, OnRobot va raporta încălcarea Agenției daneze pentru protecția datelor cât mai curând posibil și în decurs de 72 de ore. Managerul este responsabil pentru efectuarea acestei raportări. Raportarea va specifica încălcarea, grupurile de persoane afectate și impactul pe care le poate avea încălcarea asupra acestor persoane și modul în care OnRobot a remediat sau intenționează să remedieze încălcarea. Dacă încălcarea implică un risc ridicat pentru persoanele ale căror date cu caracter personal sunt prelucrate de OnRobot, OnRobot va notifica și aceste persoane. OnRobot va documenta orice încălcare a datelor cu caracter personal pe o unitate cu acces controlat.

Eliminarea datelor

Clientul trebuie să evalueze când datele personale trebuie să fie șterse punând întrebarea:

Când nu mai este necesar să stocați datele personale?

OnRobot respectă practica Agenției daneze pentru protecția datelor:

Aplicații Sunt șterse după 6 luni în legătură cu interviurile de angajare. Candidaturile nesolicitate sunt șterse imediat.
Datele angajaților Sunt șterse la 5 ani de la încetarea contractului de muncă.
Imagini ale camerei de supraveghere CCTV Sunt șterse după 30 de zile.
Convorbiri telefonice Sunt șterse imediat sau după 3 luni.
Registre contabile Trebuie păstrate timp de 5 ani de la sfârșitul exercițiului financiar.