Zásady ochrany osobních údajů

Zásady zpracování a ochrany osobních údajů

Tato politika ochrany osobních údajů se vztahuje na společnost OnRobot.

Cílem těchto zásad je zajistit a zdokumentovat, že společnost OnRobot chrání osobní údaje v souladu s pravidly pro zpracovávání osobních údajů. Tyto zásady rovněž poskytují informace o zpracovávání a používání zaznamenaných osobních údajů společností OnRobot.

Tyto zásady budou přezkoumávány každý rok.

Záznam o zpracování osobních údajů

Společnost OnRobot zpracovává osobní údaje o:

  • zaměstnancích

  • zákaznících

  • dodavatelích

  • uchazečích

Společnost OnRobot připravila záznam o zpracování osobních údajů. Záznam poskytuje přehled o zpracování údajů, za které je společnost OnRobot zodpovědná.

Osobní údaje musí být poskytnuty k tomu, aby mohla společnost OnRobot uzavírat pracovní smlouvy, smlouvy se zákazníky a dodavateli.

Účel a zákonnost zpracování osobních údajů

Osobní údaje se zpracovávají a archivují v souvislosti s:

  • řízením lidských zdrojů, včetně náboru, najímání, propouštění a vyplácení mzdy

  • kmenovými údaji, které se týkají zákazníků, stejně jako objednávek a prodejů

  • kmenovými údaji, které se týkají dodavatelů, poptávek a nákupů

  • Smlouvy

Zpracování je povoleno zákonem na základě oprávnění uvedeného v přiloženém záznamu.

Společnost OnRobot nevyužívá osobní údaje pro jiné než výše uvedené účely. Společnost OnRobot nezískává více osobních údajů než ty, které jsou nezbytné pro splnění daného účelu. Â 

Uchovávání a odstraňování

Společnost OnRobot se řídí následujícími obecnými pokyny pro uchovávání a odstraňování osobních údajů:

  • Osobní údaje se ukládají do fyzických složek.

  • Osobní údaje se ukládají do IT systémů a na disky serveru.

  • Osobní údaje se neukládají na dobu delší, než jaká je nutná pro splnění účelu zpracování.

  • Osobní údaje zaměstnanců budou vymazány pět let po skončení zaměstnaneckého poměru, osobní údaje o uchazečích jsou vymazány po šesti měsících.

Bezpečnost údajů

Na základě přiloženého posouzení rizik zavedla společnost OnRobot bezpečnostní opatření pro ochranu osobních údajů:

  • K registrovaným osobním údajům mají přístup (fyzicky nebo prostřednictvím IT systémů s řízením práv) pouze zaměstnanci, kteří to potřebují pro výkon své práce.

  • Všechny počítače jsou chráněny heslem a zaměstnanci nesmí svá hesla sdílet s ostatními.

  • Počítače musí mít firewall a nainstalovaný antivirový software, který se musí pravidelně aktualizovat.

  • Při vyřazování a opravách výpočetní techniky jsou osobní údaje bezpečně vymazány.

  • USB flash disky, externí pevné disky atd. obsahující osobní údaje musí být uchovávány v uzamčené zásuvce nebo skříni.

  • Fyzické složky jsou umístěny v zamčené kanceláři nebo v uzamčených skříňkách.

  • Osobní údaje ve fyzických složkách jsou vymazány skartováním.

  • Všichni zaměstnanci musí být poučeni o tom, jak nakládat s osobními údaji a s postupy při ochraně osobních údajů.

 

Internetové stránky a soubory cookies

  • Nařízení o ochraně osobních údajů vám umožňuje nakládat s osobními údaji pouze pro účel, pro který byly získány. Chcete-li používat údaje k jiným účelům než k původnímu účelu, musíte mít vždy souhlas žadatele o registraci.

  • Obdržením vizitky od zákazníka získáváte jeho souhlas. Pokud si zapíšete jeho údaje, potřebujete jeho podpis na daném dokumentu, abyste měli formální souhlas s využitím jeho údajů. Zákazník tím povoluje společnosti OnRobot používat jeho údaje pro jiné účely než ke komunikaci, pro budoucí propagační akce, aktualizaci produktů nebo další události, včetně připravovaných obchodních akcí, aktualizací a jiných nových událostí.

  • Podle zákona o souborech cookie musí mít společnost OnRobot souhlas uživatele k používání tohoto softwaru na zařízení uživatele. Na intranetu společnosti nebo v podobné uzavřené síti pravidla směrnice o ochraně elektronických údajů neplatí.

Předávání údajů

Osobní údaje zaměstnanců mohou být poskytnuty veřejné správě, jako je dánská celní a daňová správa a penzijní společnosti.

Zpracovatelé

Společnost OnRobot využívá zpracovatele údajů pouze v případě, že jsou schopni poskytnout požadované záruky implementace příslušných technických a organizačních bezpečnostních opatření, která jsou v souladu se zákony o ochraně osobních údajů. Všichni zpracovatelé musí před zahájením zpracovávání podepsat smlouvu o zpracovávání.

Práva

Společnost OnRobot chrání práva původců údajů, včetně práva na přístup, odvolání souhlasu, opravu a výmaz a bude informovat původce údajů o zpracování osobních údajů společností OnRobot. Osoby, které jsou původci těchto údajů, mají také právo odvolat se k dánskému úřadu pro ochranu osobních údajů.

Porušení ochrany osobních údajů

V případě narušení bezpečnosti osobních údajů oznámí OnRobot tuto skutečnost dánskému úřadu pro ochranu osobních údajů co nejdříve, nejpozději však do 72 hodin. Za zajištění tohoto oznámení odpovídá management. Zpráva bude obsahovat způsob porušení, skupiny dotčených osob a dopad, jaký může mít porušení na tyto osoby a jakým způsobem společnost OnRobot zajistí nápravu. V případě, že porušení představuje vysoké riziko pro osoby, o nichž OnRobot zpracovává osobní údaje, informuje společnost OnRobot rovněž tyto osoby. OnRobot zdokumentuje jakékoliv narušení bezpečnosti osobních údajů na disku s řízeným přístupem.

Odstranění údajů

Zákazník by měl posoudit, kdy je třeba osobní údaje vymazat položením otázky:

Kdy již není nutné uchovávat osobní údaje?

OnRobot postupuje podle praxe dánské agentury pro ochranu osobních údajů:

Aplikace Údaje související s pohovory jsou odstraňovány po 6 měsících. Spontánní žádosti o zaměstnání jsou odstraňovány okamžitě.
Údaje o zaměstnancích Jsou odstraňovány 5 let po skončení pracovního poměru.
Kamerový systém CCTV Je odstraňován po 30 dnech.
Telefonní hovory Jsou odstraňovány ihned nebo nejpozději po 3 měsících.
Účetní záznamy Musí být uchovávány po dobu 5 let od konce účetního období.