Política de privacidade

Política de privacidade para o tratamento e proteção dos dados pessoais

A presente política de proteção de dados aplica-se à OnRobot.

O objetivo da presente política é garantir e documentar que a OnRobot protege os dados pessoais em conformidade com as regras relativas ao tratamento dos dados pessoais. A política irá também contribuir para que a OnRobot forneça informações sobre o tratamento e utilização de dados pessoais registados.

A política será revista anualmente.

Registo do tratamento dos dados pessoais

A OnRobot efetua o tratamento de dados sobre:

  • Funcionários

  • Clientes

  • Fornecedores

  • Candidatos

A OnRobot preparou um registo do tratamento dos dados pessoais. O registo fornece um resumo do tratamento efetuado pela OnRobot.

Os dados pessoais devem ser fornecidos para que a OnRobot tenha acesso a contratos de trabalho, de clientes e fornecedores.

Finalidade e legitimidade do tratamento

Os dados pessoais são processados e arquivados associados a:

  • Gestão de RH, incluindo recrutamento, contratações, despedimentos e pagamento de salários

  • Dados globais para clientes e encomendas e vendas

  • Dados globais para fornecedores e formulários de requisição e compras

  • Contratos

O tratamento é legal pela autoridade especificada no registo anexo.

A OnRobot não utiliza os dados pessoais para outras finalidades além das mencionadas. A OnRobot não recolhe dados pessoais além dos necessários para os fins a que se destinam. Â 

Armazenamento e apagamento

A OnRobot introduziu as seguintes diretrizes gerais para o armazenamento e apagamento dos dados pessoais:

  • Os dados pessoais são armazenados em pastas físicas.

  • Os dados pessoais são armazenados em sistema de TI e em drives de servidores.

  • Os dados pessoais não são armazenados para além do tempo necessário para cumprir a finalidade do tratamento.

  • Os dados pessoais dos funcionários são apagados cinco anos após o fim da relação laboral e os dados pessoais relativos aos candidatos são apagados após seis meses.

Segurança dos dados

Tendo por base avaliação dos riscos inerente, a OnRobot implementou medidas de segurança para proteger os seus dados pessoais:

  • Os nossos funcionários com que precisem de aceder aos dados para fins laborais têm acesso aos mesmos, quer fisicamente que via sistemas de TI com gestão de direitos.

  • Todos os computadores estão protegidos por password e os funcionários não podem divulgar a password a outros.

  • Os computadores devem software de firewall e antivírus instalado, os quais devem ser atualizados regularmente.

  • Os dados pessoais são apagados de forma segura relativamente à eliminação gradual e reparação do equipamento de TI.

  • Pens USB, discos externos, etc., que contenham dados pessoais devem ser armazenados numa gaveta ou armário trancados.

  • As pastas físicas são colocadas num escritório trancado ou em armários trancados.

  • Os dados pessoais que se encontrem em pastas físicas são apagados através de trituração.

  • Todos os funcionários devem ser instruídos relativamente ao que fazer com os dados pessoais e como proteger os dados pessoais.

Website e Cookie

  • O Regulamento relativo aos dados pessoais permite o tratamento dos dados pessoais apenas em contornos legais para as finalidades para as quais foram recolhidos. Se quiser utilizar os dados para outras finalidades além das mencionadas, deve ter sempre o consentimento do registante.

  • Após a receção de um cartão de negócios de um cliente, tem o seu consentimento. Se escrever as suas informações, precisa da assinatura do cliente, que servirá como requisito formal de consentimento, se quiser utilizar as informações do cliente. Depois disto, o cliente autoriza a OnRobot a utilizar os seus dados pessoais para outras finalidades além da comunicação, promoções futuras, atualizações de produtos ou outras notícias incluindo promoções futuras, atualizações de produtos e outras notícias.

  • De acordo com a Lei de Cookies, a OnRobot deve obter o consentimento dos utilizadores para utilizar este software no equipamento dos utilizadores. Na intranet da empresa ou em grupos fechados semelhantes, as regras da diretiva relativa à proteção de dados eletrónicos não são aplicáveis.

Divulgação

Os dados pessoais dos funcionários podem ser divulgados às autoridades públicas tais como a administração aduaneira e fiscal dinamarquesas e fundos de pensões.

Subcontratantes

A OnRobot apenas utiliza subcontratantes se estes forem capazes de fornecer as garantias adequadas de que irão implementar as medidas de segurança técnicas e organizacionais apropriadas para agir em conformidade com as leis relativas à lei de proteção de dados. Todos os subcontratantes devem assinar um acordo de subcontratação antes do início do processamento.

Direitos

A OnRobot salvaguarda os direitos das pessoas a quem pertencem os dados, incluindo o direito ao acesso, retirado do consentimento, retificação e apagamento e irá informar essas pessoas do processamento dos dados pessoais efetuado pela OnRobot. As pessoas a quem pertencem os dados têm ainda o direito de recorrer à Agência Dinamarquesa de Proteção de Dados.

Violação dos dados pessoais

Em caso de violação dos dados pessoais, a OnRobot irá comunicar a violação à Agência Dinamarquesa de Proteção de Dados o mais prontamente possível e no prazo de 72 horas. O gestor é responsável pela realização da comunicação. O relatório irá resumir a violação, os grupos ou pessoas afetadas e o impacto que a violação pode ter nestas pessoas e a forma como a OnRobot remediou ou pretende remediar a violação. Se a violação implica um elevado risco para as pessoas relativas às quais a OnRobot processa os dados pessoais, a OnRobot irá também notificar essas pessoas. A OnRobot irá documentar quaisquer violações dos dados pessoais num disco de acesso controlado.

Apagamento dos dados

O cliente deve avaliar quando é necessário apagar dados pessoais, colocando a seguinte questão:

Quando é que já não é necessário armazenar os dados pessoais?

A OnRobot segue a prática da Agência Dinamarquesa de Proteção de Dados.

Aplicações Os dados relativos a entrevistas de trabalho são apagados após 6 meses. Os dados das candidaturas espontâneas são apagados de imediato.
Dados dos funcionários São apagados 5 anos após o fim da relação laboral.
Vigilância CCTV É apagada após 30 dias.
Conversas telefónicas São apagadas imediatamente ou após, no máximo, 3 meses.
Registos contabilísticos Devem ser armazenados durante 5 anos a contar do fim do ano fiscal.