นโยบายความเป็นส่วนตัว

นโยบายความเป็นส่วนตัวสำหรับการประมวลผลและปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล

นโยบายการปกป้องข้อมูลนี้มีผลกับ OnRobot

เป้าหมายของนโยบายนี้คือเพื่อสร้างความมั่นใจและเพื่อจัดทำข้อมูลยืนยันว่า OnRobot พร้อมปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลตามหลักเกณฑ์การประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล นโยบายนี้ยังเกี่ยวข้องกับการเปิดเผยข้อมูลของ OnRobot เพื่อการประมวลผลและใช้งานข้อมูลของบุคคลที่มีบันทึกไว้

นโยบบายนี้จะมีการพิจารณาทบทวนเป็นประจำทุกปี

ประวัติการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล

OnRobot มีการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับ:

  • พนักงาน

  • ลูกค้า

  • ซัพพลายเออร์

  • ผู้สมัคร

OnRobot มีการจัดทำประวัติการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลต่าง ๆ ไว้ ข้อมูลเหล่านี้ระบุรายละเอียดเบื้องต้นเกี่ยวกับการประมวลผลที่เกี่ยวข้องกับ OnRobot

จะต้องมีการแจ้งข้อมูลส่วนบุคคลเพื่อให้ OnRobot สามารถพิจารณาโอกาสในการจ้างงาน ในการทำข้อตกลงกับลูกค้าหรือซัพพลายเออร์ได้

เป้าหมายและความถูกต้องในการประมวลผลตามเงื่อนไขทางกฎหมาย

ข้อมูลส่วนบุคคลมีการประมวลผลและจัดเก็บแยกไว้ในส่วนที่เกี่ยวกับ:

  • ฝ่ายบุคคล ฝ่ายคัดสรรบุคลากร จัดจ้าง เลิกจ้าง และเพื่อการชำระบัญชีเงินเดือน

  • ข้อมูลหลักสำหรับลูกค้ารวมทั้งข้อมูลการซื้อขาย

  • ข้อมูลหลักสำหรับซัพพลายเออร์และแบบฟอร์มการสั่งซื้อและการจัดซื้อต่าง ๆ

  • สัญญาข้อตกลง

การประมวลผลเป็นไปตามเงื่อนไขทางกฎหมายของหน่วยงานที่ระบุในประวัติข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

OnRobot ไม่มีการใช้ข้อมูลส่วนบุคคลเพื่อวัตถุประสงค์อื่นนอกเหนือจากที่แจ้งไว้ OnRobot ไม่มีการรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเพิ่มเติมนอกเหนือจากที่จำเป็นตามวัตถุประสงค์ที่แจ้ง Â 

การจัดเก็บและลบข้อมูล

OnRobot มีหลักเกณฑ์เบื้องต้นดังต่อไปนี้สำหรับการจัดเก็บและลบข้อมูลส่วนบุคคล

  • ข้อมูลส่วนบุคคลมีจัดเก็บไว้ในแฟ้มเอกสาร

  • ข้อมูลส่วนบุคคลมีจัดเก็บไว้ในระบบ IT และไดร์ฟของเซิร์ฟเวอร์

  • ข้อมูลส่วนบุคคลไม่ได้จัดเก็บยาวนานเกินกว่าที่จำเป็นภายใต้วัตถุประสงค์ในการประมวลผลดังกล่าว

  • ข้อมูลส่วนบุคคลสำหรับพนักงานจะถูกลบทิ้งทุก ๆ ห้าปีหลังการเลิกจ้าง และข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับผู้สมัครงานจะถูกลบทิ้งหลังผ่านไปหกเดือน

การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

จากการประเมินความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง OnRobot มีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่กำหนดไว้เพื่อปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล

  • เฉพาะพนักงานที่มีหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายเท่านั้นที่สามารถสืบค้นข้อมูลส่วนบุคคลที่มีการจัดเก็บไว้ไม่ว่าจะในแฟ้มเอกสารหรือผ่านระบบ IT ภายใต้ระบบจัดการสิทธิ์

  • คอมพิวเตอร์ทั้งหมดมีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน และห้ามพนักงานเปิดเผยรหัสผ่านของตนเองให้แก่บุคคลอื่น

  • คอมพิวเตอร์จะต้องติดตั้งไฟร์วอลล์และซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสไว้ และจะต้องมีการอัพเดตเป็นประจำ

  • ข้อมูลส่วนบุคคลจะมีการลบผ่านวิธีการที่ปลอดภัยเมื่อมีการเปลี่ยนหรือซ่อมแซมอุปกรณ์ IT

  • แฟลชไดร์ฟ USB ฮาร์ดดิสก์ต่อพ่วง ฯลฯ ที่มีข้อมูลส่วนบุคคลจะต้องจัดเก็บไว้ในตู้หรือลิ้นชักที่มีล็อค

  • ตู้เอกสารจะต้องอยู่ในห้องที่ปิดล็อคหรือในตู้ที่ปิดล็อค

  • ข้อมูลส่วนบุคคลในแฟ้มเอกสารจัดพิมพ์ให้ทำลายโดยการย่อยเอกสาร

  • พนักงานทุกคนจะต้องได้รับแจ้งคำแนะนำในการดำเนินการกับข้อมูลส่วนบุคคลและการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลเหล่านี้

เว็บไซต์และคุ้กกี้

  • ข้อบังคับเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลกำหนดขึ้นเพื่อให้คุณสามารถดำเนินการกับข้อมูลส่วนบุคคลภายใต้กรอบของกฎหมายตามวัตถุประสงค์ที่มีการจัดเก็บ หากคุณต้องการใช้ข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์อื่นนอกเหนือจากที่ระบุไว้ คุณจะต้องขอความยินยอมจากผู้แจ้งข้อมูลก่อน

  • เมื่อได้รับนามบัตรจากลูกค้า แสดงว่าคุณได้รับความยินยอมสำหรับข้อมูลดังกล่าวแล้ว หากคุณเป็นคนจดข้อมูลของอีกฝ่าย จะต้องขอลายเซ็นอีกฝ่ายกำกับไว้เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดในการขอความยินยอมหากต้องการใช้ข้อมูลนี้ ในกรณีนี้ลูกค้าให้อนุญาตแก่ OnRobot ในการใช้ข้อมูลของตนเพื่อวัตถุประสงค์อื่นนอกเหนือกจากที่แจ้งไว้ เช่น เพื่อแจ้งโปรโมชั่น ข้อมูลอัพเดตผลิตภัณฑ์ ข่าวสารและโปรโมชั่นที่จะมีเร็ว ๆ นี้ รายละเอียดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และข่าวสารเพิ่มเติม

  • ภายใต้กฎหมาย Cookie Act, OnRobot จะต้องขอความยินยอมจากผู้ใช้ในการใช้ซอฟต์แวร์นี้กับอุปกรณ์ของผู้ใช้ สำหรับกลุ่มปิดในระบบอินทราเน็ตของบริษัทหรือใกล้เคียงกัน หลักเกณฑ์ข้อบังคับในการปกป้องข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์จะไม่มีผลบังคับใช้

การเปิดเผยข้อมูล

ข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับพนักงานอาจมีการเปิดเผยให้แก่หน่วยงานของรัฐ เช่น ศุลกากรของเดนมาร์ก และหน่วยงานภาษีหรือบำนาญ

ผู้ประมวลผลข้อมูล

OnRobot จะเลือกใช้ผู้ประมวลผลข้อมูลที่สามารถรับรองได้ว่าจะปฏิบัติตามมาตรการรักษาความปลอดภัยด้านเทคนิคและด้านโครงสร้างที่สอดคล้องกับกฎหมายเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล ผู้ประมวลผลข้อมูลทั้งหมดจะต้องลงนามในข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลก่อนทำการประมวลผลข้อมูล

สิทธิ์

OnRobot มีการปกป้องสิทธิ์ของเจ้าของข้อมูล รวมทั้งสิทธิ์ในการสืบค้น เพิกถอนความยินยอมและลบข้อมูล และในการแจ้งเจ้าของข้อมูลเกี่ยวกับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลโดย OnRobot เจ้าของข้อมูลยังมีสิทธิ์ในการอุทธรณ์ต่อ Danish Data Protection Agency

การละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล

ในกรณีที่มีการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล OnRobot จะแจ้งให้ทราบเหตุละเมิดแก่ Danish Data Protection Agency โดยเร็วที่สุดหรือภายใน 72 ชั่วโมง ผู้ดูแลมีหน้าที่แจ้งเหตุดังกล่าว เหตุที่แจ้งจะต้องระบุขอบเขตการละเมิด กลุ่มบุคคลที่เกี่ยวข้องและผลกระทบของการละเมิดต่อบุคคลต่าง ๆ และการแก้ไขของ OnRobot หรือแนวทางแก้ไขสำหรับกรณีละเมิดดังกล่าว หากการละเมิดอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงอย่างร้ายแรงต่อบุคคลที่ OnRobot มีการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล OnRobot จะแจ้งให้บุคคลเหล่านี้ทราบด้วย OnRobot จะจัดทำบันทึกข้อมูลการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลไว้ในไดร์ฟที่มีการควบคุมการสืบค้น

การลบข้อมูล

ลูกค้าควรพิจารณาว่าควรมีการลบข้อมูลส่วนบุคคลเมื่อใดโดยถามคำถามต่อปนี้

ข้อมูลส่วนบุคคลนี้ไม่มีความจำเป็นต้องจัดเก็บอีกต่อไปเมื่อใด

OnRobot พร้อมปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดโดย Danish Data Protection Agency:

การใช้งาน ลบหลังผ่านการสัมภาษณ์งานไปแล้ว 6 เดือน การยื่นสมัครแบบไม่ได้แจ้งตำแหน่งว่างจะมีการลบข้อมูลในทันที
ข้อมูลพนักงาน ลบ 5 ปีหลังจากเลิกจ้าง
ข้อมูลกล้องตรวจการณ์ CCTV ลบหลัง 30 วัน
การพูดคุยทางโทรศัพท์ ลบทันทีหรือหลังผ่านไปไม่เกิน 3 เดือน
ข้อมูลทางบัญชี จะต้องจัดเก็บไว้ 5 ปีนับจากสิ้นสุดรอบปีบัญชีดังกล่าว